"A PMO should be the enabler of organizational transformation, ensuring projects align with strategy and deliver value. It is not about adding layers of bureaucracy but fostering efficiency, clarity, and guidance in the pursuit of business goals."

Wat is een Project Management Office, en wat is het niet?

Of een nu organisatie kiest voor agile werken of eerder een traditioneel watervalmodel, projecten komen niet uit de lucht gevallen en niet elk project is een goede investering. Elke transitie die een organisatie wil doorvoeren wordt idealiter gelinkt aan de strategie van deze organisatie en moet een beslissingsproces door. Een Project Management Office, of kortweg PMO, kan hierin ondersteunen.  Een Project Management Office is een afdeling of team binnen een organisatie die zich specifiek richt op de ondersteuning en sturing van projecten, programma’s en portfolio’s. De spanwijdte van een PMO bepaalt elke organisatie voor zichtzelf, want de taken van een PMO kunnen veelzijdig zijn:

‍Centraliseren van de instroom en ondersteunen van het goedkeuringsproces van projecten:
‍Elk projectvoorstel wordt centraal ontvangen en gecontroleerd op volledigheid. De projecten worden gecategoriseerd volgens bepaalde parameters en voorgelegd aan een beslissingsorgaan. Een voorbeeld van een parameter kan zijn: zal dit project bijdragen om onze strategie uit te voeren? Een beslissingsorgaan bepaalt vervolgens of een project in aanmerking komt om uitgevoerd te worden en welke prioriteit dit krijgt.  

‍Overkoepelend meten en rapporteren van de projectvoortgang richting het management:
Consolideren van alle relevante data uit projecten, het opmaken van visuele dashboards of rapportering ter opvolging van de lopende projecten. Dit voor de projectmanager, betrokkenen en directie. Dit kan ook betekenen opvolgen van Key Performance Indicators, of kortweg KPI’s, die aan het begin van het project zijn afgesproken, of algemene KPI’s die rond projectmanagement zijn vooropgesteld.  

‍Standaardisatie van het projectproces:
‍Opstellen van standaarden, kwaliteitsnormen en goede praktijkvoering rond projectwerking.

‍Opleiding en coaching:
Opleiden van projectmanagers of andere betrokkenen rond specifieke onderwerpen. De PMO kan ook projectmanagers of medewerkers persoonlijk coachen indien nodig.

‍Portfoliomanagement:
Wanneer een organisatie elk jaar prioriteiten stelt voor het komende jaar, daar een welbepaald budget voor voorziet en daar een aantal projecten aan koppelt om dat doel te bereiken, spreekt men over een portfolio. Het opvolgen van de verschillende portfolio’s kan ook deel uitmaken van de werking van een PMO.  

‍Verandermanagement:
Projecten uitvoeren betekent inherent verandering brengen in een of meerdere delen van de organisatie. Deze verandering goed begeleiden is een uitdaging en vraagt een specifieke aanpak. Binnen een PMO kunnen hiervoor profielen aanwezig zijn zoals change managers, trainers, communicatieverantwoordelijken, ....

Samenstelling van een PMO

Een PMO bestaat traditioneel uit een team van interne en/of freelance projectmanagers en een administratieve PMO-medewerker. Een PMO kan deel uitmaken van de ICT-dienst of volledig gepositioneerd zijn binnen de business organisatie. Het team staat onder leiding van een PMO Officer of PMO Manager. Het invullen van deze laatste functie met het juiste profiel is enorm belangrijk. Indien de PMO als taak heeft een objectieve inschatting te maken of een project past binnen de gestelde prioriteiten of bedrijfsstrategie kan dat al eens voor discussie zorgen. Een sterk profiel, liefst met een directiefunctie, kan hierin ondersteunen.

Wat is een Project Management Office, en wat is het niet?

Wat een PMO vooral niet mag zijn is een bottleneck of een berg aan administratie die de start of het goede verloop van projecten in de weg staat. Standaarden en templates zijn nodig maar het volgen ervan mag niet overhellen richting regelneverij. Een PMO mag vooral geen dwingende entiteit zijn maar vervult een adviserende en coachende rol.

PMO vervangen door een VMO?

Veel projecten worden vandaag op een agile manier uitgevoerd en worden niet enkel meer gestuurd op de projectdriehoek Budget-Scope-Planning, maar op het leveren van de juiste meerwaarde. De Value Management Office, of kortweg VMO, is een agile geïnspireerde functie die ontstond nadat de focus verschoof van projectresultaten naar waardecreatie. De verschuiving van een PMO naar een VMO is een evolutie waar we best eens over nadenken...